Wenn IT-Budgets gekürzt werden, trifft es meist dieselben Posten: Geräteerneuerung, Wartungsverträge, Schulungen und die Zeit des IT-Verantwortlichen. Die Einsparung steht sofort in der Buchhaltung. Die Kosten, die daraus entstehen, verteilen sich auf Arbeitszeit, Ausfälle und Risiken und erscheinen nirgends als eigene Zeile.
Ein Rechenbeispiel mit offenen Annahmen
Die folgenden Werte sind Annahmen und lassen sich durch die eigenen ersetzen:
- Kosten je Mitarbeiter einschließlich Lohnnebenkosten und Arbeitsplatz: 80.000 Euro im Jahr, bei rund 1.700 Arbeitsstunden etwa 47 Euro je Stunde.
- Zehn Minuten Wartezeit pro Tag durch langsame Geräte, Anmeldungen und Anwendungen.
- 220 Arbeitstage, 50 Mitarbeiter.
Zehn Minuten an 220 Tagen sind knapp 37 Stunden pro Person und Jahr, bei 47 Euro rund 1.700 Euro. Für 50 Mitarbeiter ergibt das etwa 86.000 Euro im Jahr. Ein Geschäftsnotebook kostet je nach Ausstattung 1.000 bis 1.500 Euro und hält mehrere Jahre.
Ob es in Ihrem Unternehmen fünf oder fünfzehn Minuten sind, lässt sich messen: über Anmeldezeiten, Startzeiten von Anwendungen und Tickets zu Leistungsproblemen. Erst mit gemessenen Werten wird aus dem Beispiel eine Entscheidungsgrundlage.
Wo das Geld tatsächlich verloren geht
- Geräte über ihrer geplanten Nutzungsdauer: längere Wartezeiten, mehr Ausfälle und Betriebssysteme ohne Sicherheitsupdates. Unternehmen erhalten für Windows 10 seit 14. Oktober 2025 nur noch kostenpflichtig über das Programm für erweiterte Sicherheitsupdates welche.
- Lizenzen ohne Nutzung: Microsoft 365 wird bezahlt, verwendet werden Outlook und Word. Teams, SharePoint und Automatisierung bleiben liegen, weil niemand sie eingeführt hat.
- Manuelle Abläufe: Daten werden exportiert, in Excel bearbeitet und anderswo wieder eingegeben. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und erzeugt Fehler.
- Ein überlasteter IT-Verantwortlicher: Wer Betrieb, Support und Projekte allein trägt, kommt nicht zu Dokumentation, Tests und Wiederherstellungsübungen. Das fällt erst im Ernstfall auf.
Ausfälle und Sicherheit
Gekürzte Wartung und verschobene Updates senken die laufenden Kosten und erhöhen die Wahrscheinlichkeit eines Ausfalls. Was eine Stunde Stillstand kostet, hängt davon ab, welche Systeme betroffen sind und ob Kunden es bemerken. Diese Zahl sollte für die wichtigsten Systeme feststehen, bevor an deren Betrieb gespart wird.
Bei der Sicherheit gilt dasselbe. Mehrstufige Anmeldung, aktuelle Systeme, getestete Backups und eine Wiederherstellungsübung pro Jahr sind keine großen Posten. Fehlen sie, dauern Wiederherstellung und Ursachenanalyse nach einem Angriff deutlich länger.
Künstliche Intelligenz setzt Ordnung voraus
Microsoft 365 Copilot arbeitet mit den Daten und Berechtigungen, die ein Unternehmen bereits hat. Sind Freigaben zu weit gefasst oder Ablagen ungeordnet, findet Copilot auch Inhalte, die ein Nutzer zwar öffnen darf, aber nicht sehen sollte. Wer bei Berechtigungskonzept und Datenablage gespart hat, muss das vor einer KI-Einführung nachholen.
Welchen Nutzen Copilot im eigenen Unternehmen bringt, zeigt ein Pilot mit gemessenen Ergebnissen zuverlässiger als jede allgemeine Prozentangabe.
Gezielt kürzen statt pauschal
- Messen: Anmeldezeiten, Gerätealter, Lizenznutzung und Ticketgründe aus den vorhandenen Werkzeugen auswerten.
- Beziffern: für die wichtigsten Systeme festhalten, was eine Stunde Ausfall kostet.
- Trennen: Ausgaben ohne Nutzen streichen, etwa ungenutzte Lizenzen und verwaiste Cloud-Ressourcen, und das Geld dort einsetzen, wo Wartezeit oder Risiko messbar sind.
- Wiederholen: einmal im Jahr mit denselben Kennzahlen prüfen.
Ein Teil der nötigen Investitionen lässt sich auf diese Weise oft aus gestrichenen Posten finanzieren.
Wo ein Architekturreview ansetzt
Für Unternehmen, die ihre IT auf Microsoft 365 und Azure betreiben, liefert ein Architekturreview diese Zahlen aus den vorhandenen Daten: Gerätebestand, Lizenznutzung, Cloud-Kosten und Sicherheitskonfiguration. Daraus entsteht eine priorisierte Liste, was gestrichen, was verschoben und wo investiert werden sollte. Die Umsetzung bleibt bei Ihrem Team oder Ihrem Dienstleister.